Sabtu, 16 April 2011

Mengelola Mailing list

2.4.1 Pengertian Mailing List
Mailing list disebut juga milis adalah kumpilan dari e-mail yang membentuk sebuah kelompok .Milis mempunyai alamat sendiri yang disebut dengan alamat milis . Setiap e-mail yang dikirim kealamat milis tersebut akan dikirimkan ke alamat-alamat e-mail yang terdaftar sebagai anggota. Milis banyak dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi antar anggota kelompok. Kelompok tersebut dapat berupa kumpulan orang yang seprofesi, punya hobi atau minat yang sama, anggota organisasi, teman-teman sekelas dan sebagainya. Milis bisa menjadi tempat untuk berdikusi berbagai cerita dan bagi orang-orang yang tergabung dalam kelompok tersebut.
Milis merupakan bentuk lain dari e-mail. Oleh karena itu sifat-sifat milis sama dengan e-mail. Bedanya alamat milis dapat dikatakan merupakan kumpulan dari alamat-alamat e-mail. Di internet ada banyak e-mail yang menyediakan jasa layanan milis , di antaranya plasagroups , yahoogroups, dan masih bayak lagi.

2.4.2 Membuat Mailing List
Anda dapat membuat milis sendiri di website penyedia jasa layanan milis . Milis tersebut dapat Anda manfaatkan untuk sarana komunikasi antar teman sekelas. Anda dapat berdiskusi, ngerumpi, dan berbagai informasi di milis . Sehingga pada saat Anda lulus mempunyai sarana untuk tetap menjaga hubungan dengan teman-teman sekelas walaupun saling berjauhan .
Langkah-langkah untuk membuat milis di plasa groups sebagai berikut.
(1) Tampilkan plasa.com pada browser internet explorer.
(2) Pada bagian atas plasa.com, klik teks link milis .
Halaman web untuk memulai membuat milis akan ditampilkan. Halaman web tersebut juga dapat ditampilkan dengan mengetik http://groups.plasa.com pada address bar internet explorer.
(3) Masukkan user id dan password.
(4) Klik login.
Halaman web untuk langkah selanjutnya akan di tampilkan.
(5) Pada halaman web yang ditampilkan Anda akan melihat berbagai kategori milis yang harus dipilih.
(6) Pilihlah kategori milis yang akan Anda buat.
Pada halaman web yang muncul pilihlah sub kategori yang Anda buat.
(7) Klik teks link milis dalam kategori ini halaman web untuk mengisi data-data milis akan ditampilkan.
(8) Isikan data-data milis kemudian klik tombol buatkan milis .
Halaman web untuk mengkonfirmasikan data-data yang sudah Anda isikan akan ditampilkan.
(9) Perhatikan kembali data-data yang sudah Anda isikan. Anda dapat mengklik tombol ulangi untuk mengaturnya kembali jikas pengaturan yang Anda buatkan sudah selesai klik tombol buatkan milis .
Tunggu sampai halaman web yang menyatakan pembuatan milis sudah selesai ditampilkan.

Bila halaman web yang menyatakan pembuatan milis kitya telah selesai di tampilkan, ini berarti milis Anda sudah dapat digunakan namun milis Anda masih beranggotakan Anda sendiri. Untuk menambahkan anggota Anda dapat mengundang orang lain melaui e-mail atau dengan cara orang lain mendaftar ke milis Anda. Di halaman web yang Anda tampilkan Anda dapat melihat alamat dari milis yang Anda buat. Alamat milis untuk mendaftar dan lamat milis untuk keluar. Jika Anda ingin orang lain menjadi anggota milis , Anda dapat meminta dia untuk mengirimkan e-mail ke alamat pendaftaran milis Anda.
Di plasagroups alamat untuk mendaftar ke alamat milis adalah alamat milis tersebut ditambah dengan tanda minus dan diikuti kata daftar , sedangkan alamat milis untuk keluar dari milis asdalah alamat milis ditambah tanda minus dan diikuti kata keluar. Misalnya alamat milis Anda adalah 3bciptakaryabdg@plasagroups.com, alamat untuk mendaftar menjadi anggota milis akan menjadi 3bciptakaryabdgdaftar@plasagroups.com dan alamat berhenti untuk menjadi anggota milis adalah 3bciptakaryabdg-keluar@plasagroup.com untuk milis yang menggunakan bahasa inggris kata daftar biasanya diganti dengan kata subscribe dan kata keluar biasanya diganti dengan kata unsubcribe.
Kadang-kadang pembuatan milis gagal dilakukan hal ini dapat sdisebabhkan oleh karena nama milis yang Anda buat sudah ada atau juga karena timbulnya error di server plasagroups. Hal ini dapat juga disebabkan oleh koneksi komputer Anda ke internet mengalami gangguan. Jika pembuatan milis gagal dilakukan, akan ditampilkan halaman web yang memberitahu hal tersebut kepada Anda. Jika hal ini terjadi Anda da[pat mencobanya lagi.

2.4.3 Mengirimkan e-mail ke milis
Mengirim e-mail ke milis pada dasarnya sama dengan mengirimkan e-mail yang Anda lakukan . Kepada sebuah, alamt e-mail .Perbedaannya alamat e-mail yang Anda kirim ke alamat milis akan dikirim ke banyak orang oanggota milis, e-mail yang Anda kirim ke alamat milis akan dikirimkan kepada Anda juga.

1) Pertimbangan menjadi anggota milis
Jika Anda ikut dalam sebuah milis maka milis tersebut dapat memberikan keuntungan kepada Anda. Anda dapat menerima informasi dari orang lain melakukan diskusi yang dapat menambah wawasan Anda maupun tetap menjaga hubungan dengan teman-teman lama Anda (misalnya teman kuliah, teman sekolah dan sebagainya). Namun demikian milis juga dapat menyusahkan Anda. E-mail yang masuk dalam jumlah banyak seringkali sangat mengganggu dan membuat kotak surat Anda cepat penuh, apalagi jika Anda tidak mempunyai waktu untuk membaca satu persatu e-mail tersebut.
Oleh karena itu sebelum memutuskan untuk ikut sebuah milis, ada beberapa hal yang Anda jadikan sebagai bahan pertimbangan sebagai berikut.
a. Tujuan milis
Anda harus mengetahui tujuan dari milis tersebut dengan jelas . Dengan demikiasn Anda mengetahui apakah milis tersebut dapat bermanfaat atau tidak bagi Anda. Jika Anda menganggap hal tersebut bermanfaat maka Silakan bergabung jika mtida , lebih baik jangan bergabung.

b. Seberapa banyak e-mail yang masuk
Anda juga perlu tahu seberapa banyak e-mail masuk kemilis tersebut .E-mail ke milis yang terlalu banyak akan merepotkan Anda .Apalagi jika tidak semua e-mail penting .Kotak surat Anda bias jadi cepat penuhm .Apalagi jika Anda tidak rajin membuka e-mail dan tidak punya waktu untuk menghapusnya.

c. Waktu yang Anda miliki membuka e-mail
Anda juga harus mempertimbangkan waktu yang Anda miliki untuk membuka e-mail . Jika Anda tidak punya waktu yang cukup untuk membaca e-mail yang masuk melalui milis hanya akan merepotkan Anda saja. Tentu saja e-mail tersebut tidak berguna bagi Anda jika tidak sempat untuk membacanya.

2) Mendaftar menjadi anggota milis
Setelah Anda membuat milis, orang lain dapat mendaftar menjadi anggota milis tersebut. Selain milis yang sudah Anda buat, Anda dapat menemukan milis yang terdapat di internet dan dapat mendaftar menjadi anggotanya.
Berikut ini contoh bagaimana mendaftar menjadi anggota sebuah milis. Dalam hal ini mendaftar menjadi anggota milis yang sudah Anda buat.
(1) Masuklah ke login alamat e-mail Anda.
(2) Klik teks link tulis surat.
(3) Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut ke kotak teks to subjek beserta isi surat kosongkan saja.
(4) Klik tombol kirim.
Setelah pesan terkirim maka Anda akan menerima sebuah e-mail untuk konfirmasi pendaftaran milis yang Anda lakukan.
(5) Bukalah e-mail tersebut.
Isi e-mail akan ditampilkan.
(6) Anda akan diminta untuk membuka link yang terdapat diisi surat untuk mengkonfirmasikan pendaftaran Anda.
(7) Klik link tersebut.
Sebuah jendela internet explorer baru akan dibuka dan menampilkan halaman web yang memberitahukan pendaftaran Anda sebagai anggota milis telah selesai.
(8) Anda juga akan menerika sebuah e-mail yang menyatakan proses pendaftaran.
Anda menjadi anggota milis telah selesai.

Setelah selesai mendaftar sebagai anggota milis, maka sekarang Anda akan mulai menerima e-mail dari milis teresebut.
Di plasagroups, Anda dapat juga mencari dan menemukan banyak milis. Jika Anda tertarik dan ingin bergabung dengan sebuah milis, dapat mendaftar menjadi anggota milis tersebut.

3) Berhenti dari anggota milis
Setelah beberapa waktu, mungkin ada Anda merasa bahwa milis yang diikuti sudah tidak memberikan manfaat bagi Anda dan ingin mengakhiri menjadi anggota. Ada beberapa pertimbangan atau keadaan yang membuat Anda sebaiknya berhenti menjadi anggota milis di antaranya:
(1) Bila Anda harus pergi keluar kota untuk jangka waktu yang lama dan tidak dapat membuka e-mail. Jika tidak maka kotak surat Anda akan dipenuhi dengan e-mail dari milis. Akibatnya jika ada e-mail penting menjadi terhalang dan tidak dapat Anda terima.
(2) Jika Anda merasa tujuan dari milis tersebut melenceng atau Anda tidak mendapatakan apa yang Anda harapkan.
(3) Jika Anda tidak punya waktu untuk membaca e-mail-e-mail yang masuik .
Akibatnya e-mail dari milis yang Anda terima menjadi tidak berguna. Bila Anda ingin berhenti dari milis, dapat mengirim e-mail untuk berhenti menjadi anggota milis.
Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut :
(1) Masuk ke kotak surat e-mail.
(2) Klik teks link tulis surat untuk membuat sebuah e-mail.
(3) Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti menjadi anggota dari milis yang Anda ikuti.
(4) Kosongkan subjek dan isi surat.
(5) Klik tombol kirim.
Anda akan menerima e-mail yang memberitahukan bahwa Anda sudah keluar dari milis.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar